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7 Maneras de Contabilizar a sus Empleados
durante una Emergencia

Contar con procedimientos para las evacuaciones en el lugar de trabajo es parte de lo que los empleadores deben hacer para mantener a salvo a sus empleados en caso de emergencias. “El conteo de todos los empleados después de una evacuación de emergencia ha sido completado” es uno de los requerimientos mínimos para un plan de acción de emergencia (EAP)del Departamento de Trabajo. Sin embargo, la manera en que un empleador debe realizar está contabilidad no está especificada. En este blog, proporcionaremos 7 de las formas más populares en que hemos visto a los empleadores comprobar la falta de empleados.

lugar de reunión

1. Lista de papel

Usar una lista de papel es la forma más rudimentaria de reunirse. Con un toque de nostalgia, nos devuelve a memorias de la escuela primaria, haciendo fila en el estacionamiento y esperando a que el maestro diga nuestros nombres y nos borre de la lista. Este sistema aún funciona bien en el salón de clases, pero puede no ser practico para grandes edificios corporativos con cientos de empleados. En estas situaciones, las listas tienen que ser actualizadas meticulosamente con las listas de Recursos Humanos. Algunas compañías de seguridad han encontrado formas de embellecer el método de la lista de papel. Al asociarse con el sistema de control de acceso del edificio, puede imprimirse una lista de las personas que actualmente están empleadas como empresa y quizás incluso de las que han usado su credencial para entrar al edificio ese día. Los empleados que no vinieran ese día no serían incluidos en la lista, dejando menos espacio para personas desaparecidas.

lista de verificación de dibujos animados

Las listas de papel sí tienen una ventaja clave en cuanto a simplicidad, necesitando sólo un bolígrafo y papel para funcionar. Sin embargo, son inherentemente lentas, especialmente si cualquier empleado va a la estación de evacuación equivocada. Además, ¿cuántos capitanes de evacuación van a esperar que su lista termine de imprimirse durante un incendio real en el edificio?

2. Escaneo de Credenciales

Lista de verificación del iPad

Al llevar este método adaptado de la lista de papel al siglo 21, podemos mejorar la lista de papel usando tecnologías web. La ocupación se extrae del sistema de seguridad y es publicada electrónicamente. Las opciones aquí incluyen:

  • Enviar por correo electrónico la lista de ocupación a los capitanes de evacuación.
  • Llenar una lista de ocupación con una tableta en la instalación.
  • Proporcionar una lista actualizada por Internet.

3. XNUMX. Escaneo de Credenciales

Usar su tarjeta de seguridad para escanear rápidamente a los empleados fuera de las instalaciones puede ser una solución mejorada en comparación con las listas de papel si es implementada correctamente. Pero hay muchas maneras de escanear credenciales electrónicamente, incluyendo:

  • Escáneres en un puntal.
  • Escáneres construidos en una pequeña maleta Pelican o carro.
  • Escáneres en un dispositivo portátil.

Estas son más fáciles de usar si un campus o instalación tiene una infraestructura de red sólida. Esto permite a los capitanes de evacuación acceder rápidamente a la lista de ocupación a través de una página web. Sin embargo, si una emergencia catastrófica ocurre, como el apagón del 2011 en el Suroeste,donde toda la energía y datos celulares se cortaron, este tipo de sistema aún puede dejar a los planificadores sin datos críticos sobre sus usuarios.

Opciones de lector de Muster

Los escáneres portátiles tienen un par de características para recomendarlos por encima de un escáner de credenciales montado en una maleta o puntal. Ellos permiten que las listas de ocupación sean vistas en tiempo real mientras los usuarios son escaneados fuera del edificio, así como la posibilidad de verificar manualmente a una persona como “a salvo” ingresando su nombre. Adicionalmente, una solución portátil es una actualización fácil para un negocio que usa listas electrónicas o de papel, sin la necesidad de reescribir completamente su plan de acción de emergencia.

4. Biométrica

La biométrica es cuando las personas son identificadas por algo acerca de ellas – su biología, por decirlo así. Hay muchas maneras de hacer esto,pero en la práctica, sólo algunas son comúnmente integradas en sistemas de seguridad y de reunión. Actualmente, la tecnología de huellas dactilares es la tecnología biométrica en materia de seguridad más comúnmente utilizada.

reunion biometrica

Otros métodos biométricos que están siendo utilizado con mayor frecuencia son el reconocimiento facial a través de video y el reconocimiento del iris, a medida que sus tecnologías se hacen más avezadas y capaces. Estas formas de capturar la presencia de sus empleados en los puntos de evacuación son usadas efectivamente como un proxy para la lectura de credenciales, pero con la ventaja de que no pueden perderse como una tarjeta de identificación.

5. RFID de Largo Alcance

En lugar de escanear las credenciales de los empleados manualmente, La Identificación por Radio Frecuencia (RFID) de largo alcance permite a los empleados ser escaneados a distancia automáticamente. Estos sistemas usan etiquetas RFID que operan en un rango de frecuencia de 900 MHz, llamadas etiquetas UHF. Estas etiquetas pueden ser implementadas de varias maneras:

  • Agregadas como una calcomanía a la parte trasera de una credencial existente.
  • Proporcionada como una tarjeta separada.
  • Integrada en un porta insignias o cordón.
  • Construidas en una nueva insignia de control de acceso que tenga múltiples tecnologías RFID implementadas – la imagen a la derecha muestra un ejemplo de esto.
Tarjeta UHF

Estas etiquetas UHF permiten al personal ser identificado dentro de rangos mayores a 25 pies de distancia. Esta solución puede ser ideal para verificar cuándo los empleados salen a través de puertas conocidas, contando a las personas que están cerca de un área de evacuación o detectando correctamente cuándo salen de las instalaciones.

6. Sistema de Localización de Largo Alcance (RTLS)

Hay dos clases de etiquetas RFID, activa y pasiva. Las etiquetas UHF, como fueron descritas en la sección anterior, son llamadas Pasivas porque no tienen batería. Sin embargo, en algunos casos agregar una batería a una etiqueta proporciona capacidades adicionales. Estas etiquetas RFID alimentadas con batería son llamadas RFID Activa.

Las etiquetas RFID Activas puede leerse desde una distancia mayor a los 100 pies. Estas permiten el rastreo continuo de la ubicación de los empleados en tiempo real. Esta es la razón por la que este tipo de tecnología es llamada Sistema de Localización en Tiempo Real (RTLS).

Beacon

Este tipo de sistema le permite saber intrínsecamente si los empleados están dentro o fuera de sus instalaciones, lo cual es exactamente lo que un sistema de reunión esta diseñado para hacer. Con RTLS, los lectores están estratégicamente posicionados en toda la instalación y en ubicaciones de reunión específicas. Cuando una etiqueta es leída por un lector en particular, el empleado es identificado como cercano a la ubicación del lector, lo cual indica que está a salvo. Usualmente, los RTLS tienen sus propios portales de gestión separados y no suelen estar vinculados al sistema de seguridad.

7. Sistemas basados en Celulares y SMS

Algunas soluciones en materia de reunión usan infraestructura móvil para apoyar sus requerimientos de evacuación. Estas soluciones se dividen en dos estilos de sistemas: Sistemas basados en aplicaciones y sistemas basados en SMS.

movilización móvil

Las soluciones basadas en aplicaciones pueden usar la geolocalización del teléfono para indicar si un empleado está afuera de una zona de peligro o puede requerir que un usuario se registre de forma activa. Los sistemas SMS envían mensajes de texto a sus usuarios para que sean notificados y pueden o no tener una comunicación bidireccional, que le permitiría a los empleados indicar si están a salvo o requieren asistencia. Este tipo de soluciones requiere una base de usuarios que tenga teléfonos móviles. Adicionalmente, las instalaciones deben estar en áreas con cobertura celular confiable. La parte positiva de estas soluciones es que tienen la ventaja de evitar escáneres externos por completo.

Cosas para tener en cuenta

Ningún sistema de evacuación es perfecto por sí solo.

  • Si un edificio está en llamas, es poco probable que los capitanes de evacuación tomen listas, tabletas o lectores instintivamente.
  • Es posible que los empleados dejen atrás sus credenciales y/o teléfonos en una emergencia.
  • Sin información completa, los equipos de respuesta inmediata aún deben entrar a edificios en llamas para verificar que todos estén a salvo.
  • Las emergencias, por su propia naturaleza, son inesperadas y las situaciones se descontrolan rápidamente.

Tenga en cuenta que las personas pueden comportarse de forma impredecible, especialmente si sienten que su seguridad personal es amenazada. Sin embargo, tener y practicar un plan de acción de emergencia garantizará mejor la seguridad de sus empleados al proporcionarles orientación, sin importar la solución en materia de reuniones que escoja.

Este blog fue publicado originalmente en mayo de 2016 y fue actualizado para aclarar varios términos técnicos.

Imagen de emergencia para el video.

Comentarios

  1. Eli dice:

    Este artículo es un excelente recordatorio para que siempre conozca los procedimientos de emergencia para cualquier edificio donde pase mucho tiempo. No me di cuenta de que había muchas estrategias para realizar un seguimiento de las ubicaciones de sus empleados, pero como propietario o jefe, es una parte integral de responder a una emergencia. Solo viene después de capacitar a sus empleados sobre cómo evacuar y usar dispositivos de evacuación para ayudar a aquellos que pueden resultar lesionados o discapacitados.

  2. Jeanna fresquez dice:

    Me gustaría ver si puedo obtener más información sobre cómo se valida a los empleados y qué ocurre después de una evacuación de emergencia.

  3. Hola Jeanna, nos pondremos en contacto contigo en breve. Esta es una parte clave de lo que hacemos como empresa.

  4. Nycil Paulose dice:

    Hola, necesito aprender más sobre las soluciones de conteo de cabezas que puede ofrecer. Especialmente para una planta operativa sin puntos de entrada o salida específicos. Nos preocupa el conteo de cabezas dentro de la planta, no solo en el límite de la instalación.

    ¿Tienes algún contacto indio, quién puede explicarlo?

  5. Hola, Nycil: tenemos algunas opciones diferentes para mantener la cuenta de sus empleados y contratistas, dependiendo de su entorno operativo. Si sus empleados están obligados a usar cascos y la tiene puntos de estrangulamiento por los que se pueden dirigir para la entrada y la salida, podría usar UHF RFID, lo que le daría un costo por empleado más barato. Sin embargo, si su campus es realmente abierto, con un perímetro conocido, tenemos un excelente sistema RFID activo que le permitirá saber si hay personas dentro o fuera de su perímetro. Nos pondremos en contacto con usted para discutirlo.

    Además, implementamos nuestras soluciones en todo el mundo, por lo que sin duda podemos brindarle asistencia en la India.

  6. Otra publicación muy fuerte y poderosa. He leído algunas de tus publicaciones anteriores y finalmente decidí dejar un comentario sobre esta. Me inscribí en tu boletín, ¡así que mantén las publicaciones informativas!

  7. Impresionante artículo, gracias por compartir esta útil lista con nosotros. Fue realmente muy informativo.

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