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Servicio de logística en el campamento Pendleton

Desde 2015 hasta 2016, Telaeris firmó un contrato de servicio con Cuerpo de Marines Base Camp Pendleton para ayudar a los Marines con el etiquetado de los bienes de la Propiedad Base (BP) de 30000.

Este artículo del blog habla sobre los detalles técnicos del trabajo real que se contrató y cómo Telaeris mejoró la velocidad para completar el trabajo. Para una reseña más entretenida de alto nivel del trabajo, lea el artículo que acompaña al blog.

El Cuerpo de Marines necesitaba lograr la responsabilidad de inventario y la visibilidad de la propiedad de acuerdo con las leyes y regulaciones del Departamento de Defensa (DoD) para la administración de recursos. Esto requirió trabajar a través de su Sistema de Registro de Propiedad Responsable (APSR), el Sistema de Responsabilidad de Propiedad de Defensa (DPAS).

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El proceso de inventario cuando llegó Telaeris fue un trabajo manual que requirió mucho trabajo y tiempo. A Telaeris se le otorgó un contrato de un año únicamente para agregar mano de obra al equipo de marines que actualmente caminaban por la base, área por área, encontrando y etiquetando todos los activos que podían encontrar. Se esperaba que todo el proceso tomara años 2-3, y nuestro contrato tenía opciones para esta renovación.

La razón por la que Telaeris apostó por esta RFP fue porque sentimos que nuestro enfoque tecnológico le permitiría a nuestro equipo identificar formas de mejorar el proceso. Después de todo, con nuestro producto XPressTools, llevábamos años gestionando activos. Pero primero necesitamos entender el proceso actual y los desafíos.

Activos siendo etiquetados

Los activos en una base del Cuerpo de Marines son variados, numerosos y ampliamente distribuidos. Algunos de los activos que nos encargaron encontrar fueron:

  • Computadoras / laptops
  • Copiadoras
  • Impresoras
  • televisores
  • Accesorios
  • remolques
  • Cortadoras de césped
  • Vehículos
  • Armas historicas

Las listas de estos activos debían imprimirse, sitio por sitio de DPAS. Estas listas pueden variar desde 40 a 1000 + activos por sitio. El equipo de Telaeris que trabajaba con los Marines necesitaba identificar y etiquetar físicamente todos los activos con las etiquetas actuales de BP. Y cuando se completó el sitio, se debía completar un Informe de activos de custodia (CAR). En la RCA, necesitábamos identificar qué elementos se reetiquetaban y si se informaban los activos faltantes. Los activos rotos o no utilizados se convirtieron en BP con el papeleo adecuado para la Oficina de Reutilización y Comercialización de la Defensa (DRMO).

Proceso de la propiedad base

Este fue el enfoque estándar de cómo se verificó el inventario base:

  • Los equipos 4 de personas 2 dividen la carga de trabajo en BP. Cada uno tiene múltiples cuentas CAR. BP enviaría una copia del CAR a la Unidad / División y el Oficial de informes (RO) rastrearía cada Activo y su ubicación. Luego esa Unidad haría arreglos con BP para salir y etiquetar / etiquetar sus Activos.
  • BP pre-imprimirá las etiquetas identificadas en el CAR de la Unidad la noche anterior a la visita al sitio. Sus preimpresas, etiquetas adhesivas amarillas vinieron en una tira de papel perforado. Nuevamente, dado que los CAR pueden variar desde 40 –1000 + Activos, esto equivaldría a una tira de etiquetas adhesivas 40 - 1000 +.
  • En la unidad, se ubicaría un activo y el número de serie se leería en voz alta. Luego, los asistentes se desplazarían por la tira de etiquetas, buscarían la etiqueta correspondiente y la pegarían en la parte superior o frontal del activo. Esto completó el proceso de "etiquetado" de activos y se tuvo en cuenta.
Etiquetas utilizadas para servicios de soporte de almacén antes de la implementación del nuevo sistema
Tiras de etiquetas utilizadas para los activos marinos

Complicaciones

Hubo muchas complicaciones en este proceso.

Error humano / máquina

Los más simples se basaron en errores humanos, donde se puede imprimir la lista incorrecta para el sitio que se visita. Desafortunadamente, dado que la base era tan grande, esto podría desperdiciar horas de un gran equipo en términos de conducir al sitio y regresar para nuevas etiquetas.

Además, si se rompiera la impresora de etiquetas industrial, esto pondría a tierra al equipo del activo hasta que pudiera repararse.

No todos los activos fueron visibles y / o fácilmente accesibles

Las computadoras portátiles, la mayoría de las veces, estaban con su usuario, lo que significaba que podrían no estar en el sitio. Las torres de computadoras estaban escondidas debajo, detrás o al lado de un escritorio. Las copiadoras / impresoras a veces se colocaban en un espacio de conveniencia, encima de un escritorio o detrás de una puerta. Con estos activos, el problema era simplemente encontrar el activo y luego localizar el número de serie.

Las televisiones son uno de los desafíos que más tiempo consumen. Estos eran en su mayoría montados en la pared sin un brazo oscilante. Para leer en voz alta el número de serie, los televisores debían ser desmontados de la pared y luego volver a instalarlos. Los electrodomésticos también debían moverse físicamente para leer los números de serie en sus lados traseros.

Impresión descolorida

En cortadoras de césped y vehículos, sus números de serie estaban expuestos a los elementos y con frecuencia eran ilegibles.

Activos no en CAR pero siendo usados ​​por Unidad

Muchas veces, los sitios estarían en posesión de activos que se asignaron a otros lugares. El personal de BP tomaría nota, anotaría el número de serie, la identificación del activo, la nomenclatura y la ubicación. El Equipo de Propiedad Base llevaría esta información a la oficina y oficialmente la agregaría a CAR, luego regresaría con la etiqueta impresa para etiquetar el Activo. Este viaje adicional podría tomar horas 2-3 en total de tiempo de personal.

Proceso de Telaeris

Telaeris fue contratada específicamente para proporcionar mano de obra para ayudar a los Marines en BP a hacer un inventario de todas las cuentas de CAR. Durante los primeros tres meses, nuestro equipo en el lugar aprendió el proceso de la Infantería de Marina y habló con los marines en el terreno para identificar qué funcionó y qué podría mejorarse.

Con esta información in situ, los ingenieros de Telaeris, de vuelta en nuestra oficina principal, comenzaron a construir un sistema completamente nuevo para acelerar el proceso de etiquetado de activos. Nos dimos cuenta de que nuestro sistema no podía interactuar directamente con los sistemas informáticos del gobierno, pero el resultado tenía que cumplir con todas las regulaciones.

Se nos advirtió muchas veces que los esfuerzos de ingeniería y los costos de los equipos no podían ser devueltos al gobierno. Además, este esfuerzo no podría afectar nuestro trabajo en el sitio. Afortunadamente, como ya habíamos creado aplicaciones de inventario comercial, la mayoría de las aplicaciones se crearon rápidamente a partir de piezas existentes.

Entrar en XPressLabel

Para cumplir con estos requisitos, construimos un sistema llamado XPressLabel. Consistía en:

  • Aplicación escrita personalizada
  • Tablet Microsoft Surface
  • Impresora de etiquetas inalámbrica
  • Escáner de código de barras alámbrico
  • Escáner de código de barras inalámbrico

Probamos el sistema en la oficina y, cuando estuvimos seguros de que estaba listo, se lo demostramos a nuestro Administrador de programas. Estaba tan impresionado que aprobó que nuestro equipo utilizara el sistema para acelerar el proceso de etiquetado de activos.

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Sistema XPressLabel en Acción

Proceso de Servicio Logístico Telaeris

Luego de presentar el sistema XPressLabel, el proceso y el programa funcionaron de la siguiente manera:

  • El CAR de la unidad se descargó en la tableta. La lista CAR fue visible y se podía buscar para brindar precisión, eficiencia y para ver el informe actualizado a medida que avanzaba el día.
  • En la Unidad, localizamos el activo, escaneamos el código de barras del ID del activo utilizando el escáner de código de barras alámbrico o inalámbrico.
  • El programa XPressLabel confirmó que el activo estaba en el CAR.
  • Cuando el operador ha confirmado el activo, pulsa el botón de impresión que inicia la impresión desde la impresora inalámbrica portátil.
  • Para los números de identificación de activos ilegibles y de difícil acceso, los escáneres pueden leer códigos de barras de hasta 2 pies de distancia.
  • Si solo se veía un número de ID de activo parcial, el programa puede buscar el CAR y filtrar hacia abajo para determinar si está en el CAR o no.
  • Cuando se encontraron activos no contabilizados, el programa proporcionó la capacidad de agregar un activo a un CAR, imprimir una etiqueta y etiquetar el activo en el momento.

Todos estos proporcionaron grandes ahorros de tiempo. Más importante aún, redujo la cantidad de personas requeridas para inventariar un sitio desde 6-10 hasta 1-2. Del mismo modo, el tiempo se redujo drásticamente.

Etiquetas utilizadas para servicios de soporte de almacén después de la implementación del nuevo sistema
Etiquetas individuales impresas desde la impresora inalámbrica

Antes y después de utilizar el servicio logístico de Telaeris.

La siguiente tabla muestra el ahorro de tiempo después de implementar y utilizar el Servicio Logístico de Telaeris.

Descripción de la actividadantes de despuésAhorro de tiempo# Por ÁreaMin Guardado
Preparación de etiquetas y equipos. 30 min15 min15 min115
Contabilización del artículo en la lista DPAS

4 min

Manual de localización y verificación de identificación de activos

<1 min

Código de barras escaneado y el sistema verifica la identificación

3 min5001500
Etiquetado de artículos

4 min

Ir a través de hojas de etiquetas

<1 min

Imprimir etiqueta en el sitio con impresora móvil

3 min5001500
Procedimiento de artículo faltante

180 min

Marque el elemento en la lista para actualizar más tarde

5 min

El sistema genera el informe de los elementos encontrados y faltantes.

175 min101750
Verificación de lista

120 min

Ir manualmente a través de la lista de papel

30 min

Verificado electrónicamente

90 min190
Publicar informes

30 min

Introduzca manualmente el informe

15 min

Exportar e importar datos

15 min115

Resultado del Servicio Logístico de Telaeris.

El servicio de Telaeris mejoró el proceso de inventario de la propiedad base con eficiencia y responsabilidad. Lo logramos al eliminar las etiquetas impresas innecesarias, para los activos que se eliminaron de CAR o para ir a DRMO. Además, al tener la capacidad de agregar activos no contabilizados en el momento, pudimos ahorrar tiempo. Nuestro servicio mantuvo el formato electrónico de un CAR actualizado con cada activo agregado, etiqueta impresa y no impresa. Lo mejor de todo, al final del día, se envió un correo electrónico con un informe de la última CAR actualizada al Equipo de Propiedad Base y al RO de la Unidad / División correspondientes para sus registros, haciendo que el equipo sea eficiente con información precisa.

Lo más importante es que nuestro sistema permitió que el proceso se completara en poco más de un año 1. Si bien esto puede haber perdido a Telaeris dos años de personal contratado en la base, fue la manera correcta de servir a nuestro cliente.

Por favor, recuerde leer el artículo que acompaña al blog: El enfoque del hombre perezoso a la eficiencia de 10x.

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